Polityka Prywatności
Ostatnia aktualizacja: 20/08/2026
1. Kim jesteśmy
The Coworker BV, zarejestrowana pod numerem firmy BE1035.851.617, z siedzibą przy Haachtsesteenweg 627, 1030 Schaarbeek, Bruksela, Belgia ("The Coworker", "my", "nas"), jest administratorem danych odpowiedzialnym za Twoje dane osobowe, jak opisano w tej Polityce Prywatności.
Kontakt w sprawach prywatności:
- Email: privacy@thecoworker.eu
- Telefon: +32 456 96 31 95
Nie powołaliśmy Inspektora Ochrony Danych (DPO), ponieważ nie jest to wymóg prawny dla naszej działalności. Wszelkie pytania dotyczące prywatności można kierować na powyższe dane kontaktowe.
2. Jakie dane osobowe zbieramy
W zależności od tego, jak z nami współpracujesz, możemy zbierać:
| Kategoria | Przykłady |
|---|---|
| Dane tożsamości | Imię, numer rejestru narodowego (gdzie wymagane prawnie), kopia dowodu osobistego lub paszportu |
| Dane kontaktowe | Adres e-mail, numer telefonu, adres pocztowy |
| Dane biznesowe | Nazwa firmy, numer VAT/numer rejestracji firmy, działalność gospodarcza |
| Dane finansowe | Szczegóły fakturowania, dane konta bankowego/dane płatności |
| Dane umowne | Podpisane umowy, umowy serwisowe, korespondencja |
| Dane dotyczące poczty i paczek | Informacje o nadawcy/odbiorcy dotyczące poczty i paczek obsługiwanych przez naszą usługę domicylacji |
| Dane techniczne | Adres IP, typ przeglądarki, informacje o urządzeniu, pliki cookie (zobacz Sekcja 8) |
| Nagrania z kamer CCTV | Obraz wideo z kamer bezpieczeństwa w wspólnych obszarach naszych pomieszczeń |
| Dane komunikacyjne | Wiadomości wysyłane za pośrednictwem naszego formularza kontaktowego, e-maila lub WhatsApp |
3. Dlaczego to zbieramy i nasza podstawa prawna
| Cel | Podstawa prawna (RODO Art. 6) |
|---|---|
| Świadczenie naszych usług (biura prywatne, elastyczne biurka, sale konferencyjne, biuro wirtualne/domicylacja) | Wykonanie umowy |
| Weryfikacja tożsamości dla klientów domicylacyjnych | Obowiązek prawny (belgijskie przepisy dotyczące przeciwdziałania praniu pieniędzy) |
| Fakturowanie i księgowość | Obowiązek prawny |
| Odpowiadanie na zapytania za pośrednictwem formularza kontaktowego, e-maila lub WhatsApp | Uzasadniony interes / kroki przedumowne |
| Wysyłanie newsletterów i e-maili promocyjnych | Zgoda |
| Analiza strony internetowej i pliki cookie reklamowe (Google Analytics, Meta Pixel) | Zgoda |
| Bezpieczeństwo i ochrona naszych pomieszczeń (CCTV) | Uzasadniony interes |
| Zgodność z obowiązkami podatkowymi, księgowymi i prawnymi | Obowiązek prawny |
Gdy przetwarzanie opiera się na zgodzie (np. newslettery, pliki cookie nieistotne), możesz w każdej chwili wycofać swoją zgodę bez wpływu na legalność przetwarzania przeprowadzonego przed wycofaniem.
4. Weryfikacja tożsamości (klienci domicylacyjni)
Jeśli korzystasz z naszych usług biura wirtualnego / domicylacji, belgijskie przepisy dotyczące przeciwdziałania praniu pieniędzy wymagają od nas weryfikacji twojej tożsamości oraz, w stosownych przypadkach, tożsamości beneficjentów twojej firmy. Oznacza to, że zbieramy i przechowujemy kopię twojego dowodu osobistego lub paszportu oraz związane z tym dokumenty firmy, zgodnie z wymogami prawa.
5. Jak długo przechowujemy Twoje dane
Przechowujemy dane osobowe tylko tak długo, jak to konieczne do celów opisanych powyżej, lub zgodnie z wymogami prawa belgijskiego:
| Rodzaj danych | Okres przechowywania |
|---|---|
| Dokumenty tożsamości (domicylacja/KYC) | 10 lat po zakończeniu relacji biznesowej (belgijskie przepisy AML) |
| Rekordy księgowe i fakturowe | 7 lat, zgodnie z wymogami belgijskiego prawa podatkowego i księgowego |
| Umowy i korespondencja handlowa | Czas trwania umowy, plus obowiązujący okres przedawnienia |
| Dane subskrybentów newslettera | Do momentu wypisania się |
| Nagrania z kamer CCTV | Maksymalnie 30 dni, chyba że wymagane w przypadku trwającego śledztwa lub incydentu |
| Formularz kontaktowy / zapytania ogólne | Do 3 lat od ostatniego kontaktu, chyba że podpisano umowę |
6. Z kim dzielimy się Twoimi danymi
Nie sprzedajemy ani nie udostępniamy Twoich danych osobowych osobom trzecim w celach marketingowych.
Dzielimy się danymi tylko z:
- Organami publicznymi, gdy jest to wymagane przez prawo (np. organy podatkowe, organy ścigania)
- Dostawcami IT i hostingu, działającymi jako przetwarzający dane w naszym imieniu, wszyscy z siedzibą w UE
Nie przekazujemy danych osobowych poza Unię Europejską.
7. Twoje prawa
Zgodnie z RODO masz prawo do:
- Dostępu do danych osobowych, które posiadamy na Twój temat
- Sprostowania nieprawidłowych lub niekompletnych danych
- Usunięcia twoje dane ("prawo do bycia zapomnianym"), gdzie to prawnie możliwe
- Ograniczyć lub sprzeciwić się określonym przetwarzaniu
- Przenośność danych dla danych, które nam dostarczyłeś
- Wycofać zgodę w dowolnym momencie, gdy przetwarzanie opiera się na zgodzie
Aby skorzystać z któregokolwiek z tych praw, prosimy o kontakt za pośrednictwem naszego [formularza kontaktowego] lub e-mailem na adres privacy@thecoworker.eu. Odpowiemy w ciągu miesiąca, zgodnie z wymogami RODO.
Jeśli uważasz, że twoje prawa ochrony danych nie zostały uszanowane, masz prawo złożyć skargę do Belgijskiego Urzędu Ochrony Danych (Autorité de protection des données / Gegevensbeschermingsautoriteit):
Rue de la Presse 35, 1000 Bruksela www.autoriteprotectiondonnees.be
8. Ciasteczka
Nasza strona internetowa używa ciasteczek, aby poprawić twoje doświadczenia podczas przeglądania i zrozumieć, jak odwiedzający korzystają z naszej witryny. Kiedy po raz pierwszy odwiedzisz naszą stronę internetową, baner ciasteczek pozwala ci zaakceptować lub odrzucić nieistotne ciasteczka.
Używamy:
- Ciasteczek niezbędnych — niezbędnych do działania strony (zgoda nie jest wymagana)
- Ciasteczek analitycznych (Google Analytics) — aby zrozumieć korzystanie z witryny
- Ciasteczek marketingowych (Meta Pixel) — aby mierzyć i poprawiać nasze reklamy
Możesz zmienić swoje preferencje dotyczące ciasteczek w dowolnym momencie za pośrednictwem ustawień ciasteczek na naszej stronie internetowej lub w ustawieniach przeglądarki.
9. Kamery bezpieczeństwa (CCTV)
Dla bezpieczeństwa naszych klientów i obiektów, wspólne obszary naszej przestrzeni coworkingowej są monitorowane przez kamery CCTV, zgodnie z belgijskim prawodawstwem dotyczącym monitoringu kamerowego. Informacje są wyświetlane przy wejściu do monitorowanych obszarów. Nagrania są przechowywane przez maksymalnie 30 dni, chyba że są wymagane do trwającego śledztwa.
10. Bezpieczeństwo danych
Wdrażamy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby chronić Twoje dane osobowe przed nieautoryzowanym dostępem, utratą lub nadużyciem, w tym bezpieczne przechowywanie, ograniczony dostęp oraz korzystanie wyłącznie z dostawców usług z siedzibą w UE.
11. Zmiany w tej polityce
Możemy od czasu do czasu aktualizować tę Politykę Prywatności, aby odzwierciedlić zmiany w naszych praktykach lub wymaganiach prawnych. Data na górze tej strony wskazuje, kiedy została ostatnio zaktualizowana. Zachęcamy do okresowego przeglądania tej strony.
12. Skontaktuj się z nami
W przypadku jakichkolwiek pytań dotyczących tej Polityki Prywatności lub sposobu, w jaki przetwarzamy Twoje dane osobowe, skontaktuj się z nami:
The Coworker BV Haachtsesteenweg 627, 1030 Schaarbeek, Bruksela, Belgia Email: privacy@thecoworker.eu Telefon: +32 456 96 31 95