Privacybeleid
Laatst bijgewerkt: 20/08/2026
1. Wie we zijn
The Coworker BV, geregistreerd onder ondernemingsnummer BE1035.851.617, met zetel te Haachtsesteenweg 627, 1030 Schaarbeek, Brussel, België ("The Coworker", "wij", "ons"), is de gegevensbeheerder verantwoordelijk voor uw persoonlijke gegevens zoals beschreven in dit Privacybeleid.
Contact voor privacyzaken:
- E-mail: privacy@thecoworker.eu
- Telefoon: +32 456 96 31 95
We hebben geen Gegevensbeschermingsfunctionaris (DPO) aangesteld, aangezien dit geen wettelijke vereiste is voor onze activiteiten. Vragen met betrekking tot privacy kunnen naar de bovenstaande contactgegevens worden gestuurd.
2. Welke persoonlijke gegevens we verzamelen
Afhankelijk van hoe u met ons omgaat, kunnen we verzamelen:
| Categorie | Voorbeelden |
|---|---|
| Identiteitsgegevens | Naam, rijksregisternummer (waar wettelijk vereist), kopie van identiteitskaart of paspoort |
| Contactgegevens | E-mailadres, telefoonnummer, postadres |
| Bedrijfsgegevens | Bedrijfsnaam, BTW/ondernemingsregistratienummer, bedrijfsactiviteit |
| Financiële gegevens | Factuurgegevens, bankrekening/betalingsgegevens |
| Contractuele gegevens | Getekende contracten, serviceovereenkomsten, correspondentie |
| Post- en pakketgegevens | Afzender/ontvanger informatie over post en pakketten die via onze domiciliedienst worden afgehandeld |
| Technische gegevens | IP-adres, browsertype, apparaatinformatie, cookies (zie Sectie 8) |
| CCTV-beelden | Video-opnamen van beveiligingscamera's in gemeenschappelijke ruimtes van onze locatie |
| Communicatiegegevens | Berichten verzonden via ons contactformulier, e-mail of WhatsApp |
3. Waarom we het verzamelen & onze juridische basis
| Doel | Juridische basis (GDPR Art. 6) |
|---|---|
| Het aanbieden van onze diensten (privé kantoren, flexplekken, vergaderruimtes, virtueel kantoor/domiciliëring) | Uitvoering van een contract |
| Identiteitsverificatie voor domiciliëringsklanten | Juridische verplichting (Belgische anti-witwaswetgeving) |
| Facturering en boekhouding | Juridische verplichting |
| Reageren op vragen via contactformulier, e-mail of WhatsApp | Gerechtvaardigd belang / pre-contractuele stappen |
| Verzenden van nieuwsbrieven en promotionele e-mails | Toestemming |
| Website-analyse en advertentiecookies (Google Analytics, Meta Pixel) | Toestemming |
| Beveiliging en veiligheid van onze locatie (CCTV) | Gerechtvaardigd belang |
| Voldoen aan belasting-, boekhoud- en juridische verplichtingen | Juridische verplichting |
Waar verwerking is gebaseerd op toestemming (bijv. nieuwsbrieven, niet-essentiële cookies), kunt u uw toestemming op elk moment intrekken zonder de rechtmatigheid van de verwerking die vóór de intrekking is uitgevoerd, te beïnvloeden.
4. Identiteitsverificatie (domiciliëringsklanten)
Als u gebruik maakt van onze virtuele kantoor- / domiciliediensten, vereist de Belgische anti-witwaswetgeving dat we uw identiteit verifiëren en, waar van toepassing, die van de uiteindelijke begunstigden van uw bedrijf. Dit betekent dat we een kopie van uw identiteitskaart of paspoort en gerelateerde bedrijfsdocumenten verzamelen en bewaren, zoals wettelijk vereist.
5. Hoe lang we uw gegevens bewaren
We bewaren persoonlijke gegevens alleen zolang als nodig is voor de hierboven beschreven doeleinden, of zoals vereist door de Belgische wet:
| Gegevenstype | Bewaarperiode |
|---|---|
| Identiteitsdocumenten (domicilie/KYC) | 10 jaar na het einde van de zakelijke relatie (Belgische AML-wetgeving) |
| Boekhoud- en facturatiegegevens | 7 jaar, zoals vereist onder de Belgische belasting- en boekhoudwetgeving |
| Contracten en commerciële correspondentie | Duur van het contract, plus de toepasselijke wettelijke verjaringstermijn |
| Gegevens van nieuwsbriefabonnees | Tot u zich afmeldt |
| CCTV-beelden | Maximaal 30 dagen, tenzij vereist voor een lopend onderzoek of incident |
| Contactformulier / algemene vragen | Tot 3 jaar na het laatste contact, tenzij er een contract wordt ondertekend |
6. Met wie we uw gegevens delen
We verkopen of delen uw persoonlijke gegevens niet met derden voor hun eigen marketingdoeleinden.
We delen gegevens alleen met:
- Openbare autoriteiten, waar wettelijk vereist (bijv. belastingautoriteiten, wetshandhaving)
- IT- en hostingproviders, die als gegevensverwerkers namens ons optreden, allemaal gevestigd binnen de EU
We verplaatsen geen persoonlijke gegevens buiten de Europese Unie.
7. Uw rechten
Onder de GDPR heeft u het recht om:
- Toegang tot de persoonlijke gegevens die we over u hebben
- Rechttrekken onjuiste of onvolledige gegevens
- Verwijderen uw gegevens ("recht om vergeten te worden"), waar wettelijk mogelijk
- Beperken of bezwaar maken tegen bepaalde verwerking
- Gegevensoverdraagbaarheid voor gegevens die u ons heeft verstrekt
- Toestemming intrekken op elk moment, waar verwerking is gebaseerd op toestemming
Om een van deze rechten uit te oefenen, neem alstublieft contact met ons op via ons [contactformulier] of per e-mail op privacy@thecoworker.eu. We zullen binnen een maand reageren, zoals vereist door de GDPR.
Als u denkt dat uw rechten op gegevensbescherming niet zijn gerespecteerd, heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (Autorité de protection des données / Gegevensbeschermingsautoriteit):
Rue de la Presse 35, 1000 Brussel www.autoriteprotectiondonnees.be
8. Cookies
Onze website gebruikt cookies om uw browse-ervaring te verbeteren en om te begrijpen hoe bezoekers onze site gebruiken. Wanneer u onze website voor het eerst bezoekt, stelt een cookie-banner u in staat om niet-essentiële cookies te accepteren of te weigeren.
We gebruiken:
- Essentiële cookies — noodzakelijk voor de werking van de website (geen toestemming vereist)
- Analytische cookies (Google Analytics) — om het gebruik van de website te begrijpen
- Marketingcookies (Meta Pixel) — om onze reclame te meten en te verbeteren
U kunt uw cookievoorkeuren op elk moment wijzigen via de cookie-instellingen op onze website, of via uw browserinstellingen.
9. Beveiligingscamera's (CCTV)
Voor de veiligheid en beveiliging van onze klanten en panden worden de gemeenschappelijke ruimtes van onze coworkingruimte bewaakt door CCTV-camera's, in overeenstemming met de Belgische wetgeving inzake cameratoezicht. Borden worden weergegeven bij de ingang van bewaakte gebieden. Beelden worden maximaal 30 dagen bewaard, tenzij dit nodig is voor een lopend onderzoek.
10. Gegevensbeveiliging
We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonlijke gegevens te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, verlies of misbruik, inclusief veilige opslag, beperkte toegang en het gebruik van alleen EU-gebaseerde dienstverleners.
11. Wijzigingen in dit beleid
We kunnen deze Privacyverklaring van tijd tot tijd bijwerken om wijzigingen in onze praktijken of wettelijke vereisten weer te geven. De datum bovenaan deze pagina geeft aan wanneer deze voor het laatst is herzien. We moedigen u aan om deze pagina periodiek te bekijken.
12. Neem contact met ons op
Voor vragen over deze Privacyverklaring of hoe we uw persoonlijke gegevens verwerken, kunt u contact met ons opnemen:
The Coworker BV Haachtsesteenweg 627, 1030 Schaarbeek, Brussel, België E-mail: privacy@thecoworker.eu Telefoon: +32 456 96 31 95